Talouden seurantataulukko – Excel hifistelyä

ritari-pohattaTalouden seurantataulukko -artikkeli on yksi osa blogisarjasta Talousremontti 2017. Sarjan tarkoituksena on auttaa sinua tekemään muutos tai jopa täyskäännös omassa taloudessasi. Tarkemmin sarjan taustoista voit lukea sen ensimmäisestä osasta. Artikkelit eivät ilmesty peräkkäin, mutta löydät ne tunnisteella talousremontti. Sarja etenee loogisesti ja aikaisempaa osaamista ei vaadita. Voit siis lähteä liikkeelle täysin ilman taloustaitoja. Jokaisessa artikkelissa saat ohjeet, tehtävät ja työkalut, joiden avulla saat kehitettyä omia taloustaitojasi. Jos jumiudut jossain kohtaa, niin älä epäröi jättää kysymystä kommentteihin. Apua kyllä löytyy!

Lisäksi suurin osa blogini lukijoista on minua fiksumpia. Vähintäänkin olen varma, että jokainen lukija tietää säästämisestä tai sijoittamisesta jonkin asian, mitä minä en tiedä. Nyt on tilaisuus valjastaa tuo tieto käyttöön ja auttaa kommentoimalla jokaista, joka haluaa tehdä muutoksen talouteensa. Yhdessä voimme oppia enemmän kuin yksin ja oikeasti saada jotain hyvää aikaiseksi.

Talouden seuranta – Excel hifistelyä

Monet teistä saivat ritarillisesti tehtyä kuumottavan kulukartoituksen. Valitettavasti yksi kuukausi ei vielä kerro kovin paljon taloutesi tilanteesta. Ideaalissa tilanteessa talouden seuranta toteutetaan jatkossa säännöllisesti. Intervallin voit tietenkin itse valita, mutta yleensä kuukausi on sopivan pituinen ja helposti muistettava ajanjakso.

Tiedän, että blogin lukijoiden joukkoon mahtuu monia ”tee se itse” -miehiä tai naisia, joiden nälkää ei ihan perus taulukolla tyydytetä. Toisaalta osan on myös pakko liittyä tähän ryhmään, koska kaikki pankit eivät tarjoa kulujen seurantaa. Kysymys kuuluukin:

Miten saan helposti selville aikaisemmat ja tulevat menoni sekä tuloni, jos oma pankkini ei tarjoa kulujen seurantaan työkalua? Entä mitä jos käytössäni on useita eri tilejä, mutta haluaisin pitää työmäärän kohtuullisena? Kaiken lisäksi haluan vielä muokata työkalua itselleni sopivaksi?

Edellisessä postauksella oli tarkoitus päästä helposti käyntiin. Nyt on tarkoitus tyydyttää hieman vaativammankin Excel näpertelijän tarpeet. Tämän taulukon ehdoton vahvuus on se, että siinä talouden seuranta perustuu tilitapahtumiin. Päivittämällä tapahtumat, päivität myös seurannan.

Tämä ei ole viimeinen eikä ensimmäinen taulukko minkä blogissani julkaisen. Ajatuksen mukaista ei ole se, että vähän väliä vaihdat seurantamenetelmää vain koska blogissani ilmestyy uusi taulukko. Tarkoituksena on vain tarjota vaihtoehtoja ja ideoita, joita voit sitten soveltaa oman tarpeesi mukaisesti. Myös oma talouden seurantani muuttuu sitä mukaan, kun saan uutta inspiraatiota ja koen muutokset hyödylliseksi.

Jos taulukkotulva aiheuttaa tuskaa, kannattaa tämä postaus yksinkertaisesti jättää lukematta.

Varoitus! Varsinaiset hyödyt loppuvat jossain kohdassa ja ohjeistus menee melkoiseksi näpertelyksi. Meillä jokaisella on omat huvimme, joten valitset itse missä kohdassa talouden seurantataulukko täyttää omat tarpeesi. Lisäksi olen tottunut käyttämään Exceliä englanniksi, joten paikoitellen luvassa on sekakieltä.

Valmiin esimerkin löydät sisäpiiristä.

Tee se itse -talouden seurantataulukko (Excel)

Yksittäisen kuukauden kulut on melko helppo naputella edellisessä postauksessa mainittuun kulutaulukkoon melko nopeasti. Jos kuitenkin haluaa lähteä hifistelemään ja tehdä seurannan vaikkapa edelliseltä 12 kuukaudelta, niin kuukausi kerrallaan naputtelu alkaa käymään jo työstä. Varsinkin jos tilejä on käytössä useampia.

Mennyt kulutus ei kerro kovin paljoa nykyhetkestä, mutta se voi auttaa optimoimaan harvemmin maksettavaksi tulevia kuluja. Toisaalta, jos samaa taulukkoa voi hyödyntää myös tulevien kuukausien kohdalla, saattaa se osoittautua vaivan arvoiseksi.

Vuosi saattaa vaikuttaa pitkältä ajalta ja ensi kuulemalta urakka voi tuntua mahdottomalta. Loppujen lopuksi Excel nikkari selviytyy tehtävästä alle tunnissa. Itse käytän tätä menetelmää, jos talousvalmennukseen tulee henkilö, joka ei koskaan ole seurannut omaa talouttaan. Pääsen suhteellisen pienellä vaivalla kiinni siihen, että mitä valmennettavan taloudessa oikeasti tapahtuu.

Vaihe 1: datan kerääminen

Ensimmäinen vaihe taulukon luomisessa on datan kerääminen. Tietääkseni kaikista pankeista saa tiputettua tilitapahtumat Exceliin joko kopioimalla tai CSV-tiedoston kautta. Pahimmillaan tämä tarkoittaa kopioi ja liitä metodia, joka saattaa vielä vaatia esimerkiksi tyhjien rivien poistamista.

Aina on vaihtoehto vaihtaa parempaan pankkiin.

Tässä kohtaa käydään siis kaikki tilit läpi ja pudotetaan data Exceliin. Data saattaa vaatia hieman muokkaamista, jos haet sitä eri pankeista, koska sarakkeiden otsikot pitää saada kohdakkain. Esimerkiksi saaja/maksaja tieto pitää olla jokaisella rivillä samassa sarakkeessa. Kun kaikki tilitapahtumat on kerätty yhdelle välilehdelle, muutetaan data taulukoksi alla olevan kuvan mukaisesti. Taulukon voi nimetä vaikka tilitapahtumiksi.

Miksi taulukoksi? Taulukkomuotoilu tekee Excelin tiedoista dynaamisia. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että talouden seurantataulukon päälle tehty laskenta tai yhteenvedot täytyy tehdä vain kerran. Esimerkiksi kuukauden vaihtuessa taulukkoon voidaan lisätä uuden kuukauden tilitapahtumat ja sen jälkeen napin painalluksella kaikki seuranta on ajan tasalla. Näin alkuponnistuksen jälkeen taulukko toimii lähes automaattisesti ja laskentaa tai graafeja ei tarvitse rakentaa uudestaan joka kuukausi.

Vaihe 2: Lisäsarakkeita tarpeen mukaan

Seuraavaksi dataan eli tilitapahtumiin pitää lisätä apusarakkeita. Kuvassa arkistointitunnus on viimeinen alkuperäinen sarake ja muut ovat lisättyjä. Sarakkeita voi lisäillä tarpeen mukaan, mutta mallitaulukossa käytin näitä:

  • Tulo/Meno = kertoo, kumpi on kyseessä
  • Menot = menojen euromäärä positiivisena (auttaa laskemaan säästöprosentin)
  • Tulot = tulojen euromäärä positiivisena (auttaa laskemaan säästöprosentin)
  • Sijoitukset = suodatetaan sijoitukset erilleen menoista
  • Oma tilisiirto = suodatetaan omat tilisiirrot tuloista ja menoista, jos eivät ole kumpaakaan
  • Kategoria = luokitellaan menot ja tulot ryhmiin

4.Sarakkeet

Merkittävin lisätyistä sarakkeista on kategoria. Se on myös työläin toteuttaa.

Vaihe 3: kategorioiden lisääminen

Kategoria sarakkeen kategoriat perustuvat mallitaulukossa maksaja / saaja sarakkeeseen. Tilitapahtumat -välilehdellä olevasta datasta kopioidaan sarake ”Maksaja / Saaja” uudelle välilehdelle. Sen jälkeen käytetään Excelin toimintoa, joka poistaa duplikaattiarvot. Yleensä asioimme paljon samoissa liikkeissä ja maksamme laskumme samoille toimittajille, joten eri ostopaikkoja ei jää jäljelle aivan tolkutonta määrää.
talouden-seurantataulukko-remove-duplicates

Seuraavaksi tälle kategoriat välilehdelle luokitellaan jäljelle jääneet ”Maksajat / Saajat” haluttuihin kategorioihin. Esimerkiksi Seligson liittyy sijoituksiin, kun taas Lidl on todennäköisesti ruokaa. Koska duplikaattiarvot on poistettu, tarvitsee jokainen liike laittaa kategoriaan vain kerran.

Tiedot kannattaa taas muuntaa taulukoksi (”Home” -> ”Format as Table”), jotta uudet maksajat ja saajat on helppo lisätä dynaamisesti kategorioihin. Käytin myös ”Maksaja / Saaja” -taulukossa suuntaa antavaa apusaraketta, joka kertoo, onko kyse tulosta vai menosta.

10.remove duplicates

Vaihe 4: Kategorioiden lisääminen tilitapahtumiin

Tilitapahtumiin kategoria haetaan kaavalla phaku / vlookup (esimerkissä:

=VLOOKUP([@[Saaja/Maksaja]];Kategoriat;3;0))

Haettava arvo on Saaja / Maksaja (taulukon sarakkeeseen viitataan sen otsikolla) ja sille haetaan kategoriat -taulukosta arvo kolmannesta sarakkeesta. Viimeinen nolla tarkoittaa täsmälleen vastaavaa arvoa. Lopputulos näyttää tältä eli jokaisella rivillä olevalle tilitapahtumalle tulee kategoria ja kaava kopioituu taulukossa koko sarakkeeseen (taas yksi taulukkomuotoilun eduista):

Kun seuraavassa kuussa tilitapahtumiin lisätään uudet tapahtumat, niin ne liikkeet joista on aikaisemmin tehty ostoksia, saavat kategoriat automaattisesti (taas kannatti muuttaa tilitapahtumat taulukoksi). Uudet liikkeet täytyy täydentää kategoriat-taulukkoon. Ne tunnistaa tilitapahtumista suodattamalla esiin rivit, joissa kategorian kohdalla on virhe. Näiltä riveiltä ”Maksaja / Saaja” tieto kopioidaan kategoriat taulukkoon.

Kategoriaa voidaan muokata myös manuaalisesti tilitapahtumiin, jos esimerkiksi normaalista ruoka kaupasta onkin haettu vaikkapa televisio.

Vaihe 5: Tilitapahtumien analysointi

Jäljellä on enää tilitapahtumien muuttaminen analysoitavaan muotoon. Tämä on helpoin tehdä Pivot-taulukon avulla. Kun valittuna on joku solu tilitapahtumat-taulukosta, löytyy design valikosta mahdollisuus summata data Pivotin avustuksella:

Esimerkkitaulukossa tein useamman erilaisen Pivot- taulukon omille välilehdilleen, joiden avulla voi analysoida tuloja, menoja sekä uusien sijoituskohteiden määrää. Pivottien määrä riippuu siitä, että minkälaista analyysia haluat tehdä.

6. Loppusilaus

Olennainen toivottavasti selvisi jo pelkkien taulukoiden avulla. Viimeistelin esimerkki talouden seurantataulukon kuitenkin vielä yhteenvetonäkymällä. Käytännössä lisäsin kaikista Pivoteista kuvion ja siirsin kuviot ensimmäiselle välilehdelle, jonka nimeksi annoin ”Dashboard”.

talouden seurantataulukko

Yhteenvedossa voi kertasilmäyksellä nähdä mitä taloudessa tapahtuu.

Lisäsin yhteenvetoon mahdollisuuden tarkastella tapahtumia tietyltä ajanjaksolta. Samoin on mahdollista valita joku tietty kategoria erityistarkasteluun. Tämä mahdollistaa myös hauskan leikin nimeltä ”mitä jos”. Esimerkiksi on mahdollista katsoa, että mitä jos luovun tästä kulusta, niin minkälainen säästöprosenttini sitten olisi.

Kategoria- ja aikasuodattimet lisätään Pivot taulukkoon ”insert slicer” -toiminnolla, minkä tahansa sivun Pivotista, missä nämä ovat näkyvissä:

Viimeisessä vaiheessa siirsin ”slicerit” yhteenveto sivulle ja muutin niiden yhteydet niin, että ne suodattavat kaikkia Pivot-taulukoita:

Ja voilá – näin sinulla on talouden seurantataulukko, joka hyvin pienellä vaivalla laskee kaikki tulot ja kulut kauas menneisyyteen tai tästä ikuisuuteen asti!

talouden seurantataulukko

Talouden seurantataulukko ei ole lähelläkään täydellistä, mutta toivottavasti saat siitä ideoita tai pohjan oman versiosi toteuttamiseen. Talousremontin puolesta taulukko täydentyy seuraavassa vaiheessa tavoitteen seurannalla.

Huom! Kun esimerkin taulukkoon päivittää uusia tilitapahtumia, pitää pivot taulukot päivittää valitsemalla joku Pivotin soluista ja sitten Analyze -> Refress All.

Ymmärrän, että voit olla päästäsi pyörällä, koska erilaisia taulukoita pyörii siellä sun täällä. Olennaisinta ei ole se mitä taulukkoa käytät, vaan että ylipäänsä seuraat talouttasi. Tyyli on vapaa ja vaihtoehtoja riittää. Jokainen vaihtoehto vain tyydyttää hieman erilaisen tarpeen.

Hauskaa askartelua ja muista ladata esimerkki sisäpiiristä! (Vaatii Excelin toimiakseen. Sisäpiiristä klikataan linkkiä ja sitten lataa painikkeella saat taulukon itsellesi.)

Kuulisin mielelläni mielipiteesi artikkelista esimerkiksi kommenttien kautta. Mikäli koit artikkelin hyödylliseksi, ilahtuisin jos autat jakamalla sen eteenpäin ja tykkäät sivustani P.Ohatta myös Facebookissa. Twitteristä löydät minut kätevästi nimimerkillä @RahaPohatta. Voit myös tilata tulevat artikkelit sähköpostiisi liittymällä sisäpiiriin.

24 vastausta artikkeliin “Talouden seurantataulukko – Excel hifistelyä”

  1. Hienoja vinkkejä! Olen silti tapojeni orja ja pysyn simppelissä excelissäni jota olen käyttänyt jo kuutisen vuotta. Toisaalta tollaset piirakat toisi kyllä siihen ihan uuden aspektin 🙂

  2. Jep. Kyllä nuita taulukoita näemmä saa vääntää. Ensin aloitin ihan vain pienestä noin 30 ruudukkoa sisältävästä taulukosta(olen jo vuosia sitä tehnyt välillä tuhoten ja välillä aloittaen uudestaan eri tyyliin). Nyt kuitenkin kun katsastelen osakkeiden hintoja ja pitäs tutkia tunnuslukuja ja lukea vuosikertomukset yms. Kyllä se vaatii työtä. Siihen on pako ottaa avuksi koko ajan lisää excel soluja jotta omat aivosolut ei väsähdä. Kauheasti eri tunnuslukuja ja eri termejä tms. tsiisus….mitähän tästäkin tulee, antasko vain intuition valita.

    1. Itse en ole tuohon junaan lähtenyt enkä oikein usko, että siihen ikinä hyppäänkään kyytiin. Koen, että aika on mielekkäämpää käyttää muuhun, kuin vuosikertomusten tai osareiden lukemiseen.

  3. Itse aikoinaan seurasin kuluja excelillä iskien sinne menot kuitteista katsoen. Se alkoi kuitenkin tuntua puulta pitemmän päälle ja paksu nippu käsittelemättömiä kuitteja alkoi ahdistaa. Nykyään käytän luurissa olevaa Andromoney appia, jolla homman saa nopeasti tehtyä missä ja milloin vain. Sieltä sitten otan datan kerran kuussa exceliin, jossa on kivempi verrata eri kuukausia ja vuosia keskenään. Vähän vaivaahan tuo vaatii, mutta saa oikein tarkan kuvan kuluista.

    1. Ei varmasti yhtään hullumpi systeemi. Itseäni ahdistaa ajatus siitä, että koko ajan pitää olla kirjaamassa ylös jotain. Toisaalta tuo varmaan menee aika kepeästi, jos tosiaan saman tien kirjaa eikä päästä backlogia kertymään.

  4. Kyllä näytti hienoilta ja hankalilta nuo Excelit. Meillä toimii ns yksinkertainen malli missä lähes päivittäin lisätään tuloja/menoja ja samalla siirretään ne suoraan oikean kategorian alle. Seuranta on toki työlästä jos esim viikonkin kuitit on päässy kertymään. Kyllä toi Excel täytyis paremmin hallita niin vois automatisoida paljon asioita. Itellä vaan perusteet hallussa, että jotain graafeja saa aikaan mut siihen jää.

    1. Aina voi opiskella lisää. Riippuu tietysti paljon siitä mistä tykkää. Jostain syystä omiin intresseihin yleensä sopii kaikenlainen Excel tai Power BI askartelu.

      1. Aika on rahaa ja niistä kummastakin on pulaa. Opiskelen kuitenkin mielelläni mikäli data vaan siirtyy aivoihin asti. Pitäisi tässä yksi tutkintokin saada naulattua työn ja perheen oheella. Aina on kuitenkin mahdollista oppia ja sulla näitä vinkkejä täältä löytyykin mukavasti kun kerkiää ruveta niitä tosissaan pohtimaan.

  5. Hei! Hieno blogi sulla ja hienoja ideoita! Itse en ole kovin hyvä excelin kanssa ja käytän kulujen seurantaan kännykkäsovellusta nimeltä my finances. Löytyy ainakin play-kaupasta. Hyvin helppo ja käytännöllinen, kulut voi kirjata heti käytön jälkeen, kun kännykkä on nykyään aina mukana. Itse olen hieman perfektionisti ja tästä syystä minun on pakko kirjata kaikki menot ihan sentilleen 😂 tällä sovelluksella se toimii todella kätevästi, enkä koe että menojen pikainen naputtelu sinne toisi mitään lisävaivaa. Sovellus myös itse tekee valmiiksi kaikki hienot graafit, mistä näkee hienosti mihin ne rahat meneekään 🙂 Sieltä voi tiedot exportata excelin, tai helposti näpytellä itse exceliin, kun sovellus järjestää ne kategorioittain 🙂 suosittelen kokeilemaan!

    1. Itse käytän myös kyseistä sovellusta ja voin suositella. Itse naputtelen myös kulut heti ylös sentin tarkkuudella oikean kategorian alle ja se on mielestäni erittäin vähän työllistävä. Sovelluksesta saa tosiaan lähes kaiken valmiina graafeina ja ensi vilkaisulla näet paljon olet säästänyt rahaa sovelluksen aloittamisen jälkeen.
      Itse käytännössä exporttaa exceliin vain varmuuskopioksi, muuten katson vain kategorioittain kulutusta.

      1. Omaan makuun ei tunnu hyvältä mikään mikä vaatii naputtelua. Joku taisi tuosta sovelluksesta jo aikaisemmin mainita, mutta oma kokeiluinto katosi tuohon naputteluun. Ehkäpä joskus meilläkin on sovellus mikää hakee suoraan tileiltä tiedot.

  6. Ei saakeli mitä hifistelyä, P.! Itse ajattelin vain rakentaa tietokannan hanskaamaan kuukausittaista seurantaa ja raportointia. Ei maksa vaivaa ostaa ja opetella uutta ohjelmaa muutenkin aika uutta asiaa varten 🙂

  7. Kiitos P.!

    Itselläni on ollut käytössä tämän vuoden alusta asti osin itse askkarreltu Excel -taulukko jonka löysin netistä.

    Tämä sinun taulukkosi näyttää Pivot -taulukoineen vielä paljon sofistikoituneemmalta, täytyy perehtyä siihen jossain vaiheessa.

    On totta että kertynyt kuittipino voi ahdistaa.

    Itse tuon n. kerran kuukaudessa kaikki tilitapahtumat verkkopankista Copy/Paste -toiminnolla. Sitten muokkaan ja merkitsen kategoriat.

    Näin tiedot eivät tietenkään ole aivan reaaliaikaiset mutta kertovat hyvin sen mihin rahat ovat menneet ja mihin kannattaa kiinnittää huomiota.

    Kumpa entistä useampi suomalainen viitsisi perehtyä omaan talouteensa!

  8. Arvotappio…se mulla putkahti päähän kun laskeskelin ja tuumailin lainoja ja säästämistavoitteita miinus puuttuva säästö sekä se miten se vaikuttaa omiin toimiin yms. Kun laskee miten menot vähentää säästämistavoitetta ja sitä kautta stressi lisääntyy ja varsinaiset tulot ja vararahat on liian pienet kuin mahdolliset tulot suhteutettuna niin syntyy itselleni arvotappio. Tämä kaiketi säteilee työntekoon joten arvotappio siirtyy työllistävän yrityksen arvotappioksi. Työntekijöiden työteho näinollen ei vastaa yrityksen tavoitteita. Tämä selittäisi miksi suomen huono säästämistapa voisi vaikuttaa siihen miksi työnteko ei aina oikein maita.

    Näinollen kun laskenkin nykyisin säästämistavoitteen menoksi koska sehän on ikäänkuin vararahana blackout käyttövaroissa sen voinkin laskea menoksi niin kauan kun tavoite on vajaa. Kun menot laskee yhteen ja siihen arvotappion tietää oikeastaan sen mikä omassa stressissä mättää. Vaikeaa on se miten arvotappio määritellään …jokainen joutunee sen tise pähkäilemään. Mutta itselläni kuvastaa asian karmeutta syntyvät luvut selkeästi. Jokseenkin helpottaa ehkä hyväksymään pikkasen pienemmän tavoitteet.

    Kaikkein pahinta on se että arvotappio voi siirtyä työntekijän kautta ikäänkuin yrityksen menoksi… 😐 epäsuorasti mutta nyt kun asiaa ajattelee niin varsin uskottavasti. ELämäntapainflaatio ei mielestäni kuvasta asiaa samalla laillla eikä ehkä olekaan sama asia koska se kuvastaa varsin oleellisesti sitä kulutusahypeä josta ei osaa irtaantua ilman ehkä ulkopuolista apua. Arvotappio taas tuntuisi olevan itsen tiedossa ja varsinkin odotettavissa milloin se heikkenee tai loppuu kokonaan tai syntyy lisää.

    ….nyt menee hifistelyksi mutta pikku filosofi aina kurkkaa nurkan takaa….

  9. Hei!

    Kiitos loistavasta excelistä! Rupesin muokkaamaan siitä itselleni paremmin sopivaa. Kysymys: mistä tulee Kassavirta välilehdelle tuo säästö% -kenttä tuonne pivot taulukkoon. Oon yrittänyt sitä metästää mutta en keksi. Voisitko vähän valaista niin saisin tehtyä loppuun 🙂

      1. Loistojuttu!

        Ja jos joku muu tuota vielä etsii, niin pivot valittuna analyze -> fields, items & sets -> calculated field

  10. Hei,

    Hieno ja hyvä exceli, jota olen nyt hetken käyttänyt. Lisätessäni nyt uusimpia tilitapahtumia törmäsin ongelmaan. Pivot taulukko ei lisää elokuuta, viimeisimpänä kuukautena löytyy heinäkuu. Mitäköhän kautta tätä lähtisi selvittelemään?

    Henri

    1. Hmm… ja varmaan siis kokeilit jo mennä analyze välilehdelle jossain pivotissa ja refresh all?

      Itselläni en huomaa tuollaista ongelmaa ja päivittäminen tuo uudet kuukaudet näkyviin.

  11. Hei, viimeksi oon joskus miljoona vuotta sitten käyttänyt exceliä, joten oli hiukan ongelmia alussa, mutta melkein kaikkiin olen jo onnistunut löytämään vastauksen. En vain ymmärrä miksi taulukkoni ei laske säästöprosenttia vaan lyö vaan #NIMI? joka kohtaan. Osaatko auttaa yhtään?

    1. Kuulostaa siltä, että vika on laskennallisessa kentässä, jonka pitäisi tuo tehdä.

      Vastaus löytynee siis täältä: pivot valittuna analyze -> fields, items & sets -> calculated field. En valitettavasti muista näitä Suomeksi. Sitten valitse pudotusvalikosta säästö% ja katso mikä kaavassa mättää.

      Toivottavasti saat pelittämään!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.